art house of erlangga: Perencanaan Sumber Daya Manusia dengan melibatkan proses Forecasting

Kebutuhan dan Kegunaan Forecasting dalam Planning

Seringkali terdapat waktu senjang (time lag) antara kesadaran akan peristiwa atau kebutuhan mendatang dengan peristiwa itu sendiri. Adanya waktu tenggang (lead time) ini merupakan alasan yang utama bagi perencanaan (planning) dan peramalan (forecasting). Jika waktu tenggang nol atau sangat kecil maka perencanaan (planning) tidak diperlukan, tetapi sebaliknya jika waktu tenggang itu panjang dan hasil akhir dari suatu peristiwa tergantung pada faktor – faktor yang dapat diketahui maka perencanaan (planning) dapat memegang peranan yang sangat penting. Dalam situasi seperti ini maka peramalan (forecasting) diperlukan untuk menetapkan kapan suatu kondisi atau kejadian yang akan terjadi sehingga tindakan yang tepat harus dilakukan.

Dalam hal manajemen dan administrasi, perencanaan merupakan kebutuhan yang sangat penting, karena waktu tenggang untuk mengambil keputusan dapat berkisar dari beberapa tahun, beberapa hari atau mungkin beberapa jam saja. Peramalan (forecasting) merupakan alat bantu yang sangat penting dalam perencanaan yang efektif dan efisien, dan keberhasilan suatu perusahaan atau organisasi tergantung pada kedua jenis peristiwa tersebut. Peramalan (forecasting) mempunyai peranan langsung pada jenis peristiwa eksternal, sedangkan pengambilan keputusan berperan terhadap peristiwa internal organisasi atau perusahaan. Perencanaan merupakan mata rantai yang memadukan kedua hal tersebut.

Peramalan (forecasting) adalah bagian yang integral dari kegiatan pengambilan keputusan manejemen. Organisasi selalu menentukan sasaran dan tujuan, berusaha menduga faktor-faktor lingkungan kemudia memilih tindakan yang diharapkan akan menghasilkan pencapaian sasaran dan tujuan tersebut. Kebutuhan akan peramalan (forecasting) meningkat sejalan dengan usaha pihak manajemen untuk mengurangi ketergantungan pada hal-hal yan belum pasti. Peramalan menjadi lebih ilmiah sifatnya dalam menghadapi lingkungan manajemen, karena setiap bagian dari organisasi berkaitan antara yang satu dengan yang lainnya.

Keuntungan penggunaan metode forecasting

Penjadwalan sumber daya yang tersedia
Penyediaan sumber daya tambahan
Penentuan sumber daya yang diinginkan.

Komponen analisis Perencanaan dan Peramalan(Forecasting)

Pada dasarnya Perencanaan sumber daya manusia memiliki beberapa komponen analisis untuk mendapatkan informasi mengenai sumber daya manusia serta mengambil keputusan dari informasi yang telah didapatkan, komponen tersebut yaitu :

Rumusan filsafat perusahaan

Komponen ini berisi nilai-nilai atau norma-norma yang menjadi pegangan utama bagi perusahaan dalam melaksanakan kegiatan bisnis. Norma-norma itu memberikan gambaran tentang dasar dari eksistensi perusahaan.

Rumusan tentang indentitas, tujuan dan sarana perusahaan

Komponen ini memuat tentang identitas berupa penegasan dari missi yang dijalankan perusahaan. Penegasan itu secara kongkrit akan menggambarkan bidang bisnis utama yang dipilih dan ditekuni perusahaan. Selanjutnya dari ketegasan dan kejelasan itu, perlu dirumuskan tujuan utama bisnis yang akan dijelajahi , yang harus dijabarkan pula dalam mencapainya. Dengan demikian akan terlihat volume dan beban kerja yang akan mempermudah dalam menyusun struktur organisasi perusahaan berupa unit-unit kerja baik secara vertical dan horizontal.

Evaluasi kekuatan dan kelemahan

Komponen ini memuat hasil evaluasi mengenai kekuatan yang dimiliki dalam mensukseskan bisnis perusahaan, sekalugus juga mengenai kelemahan atau keterbatasan yang dihadapi perusahaan dalam menjalankan bisnisnya.

Merumuskan desain pembidangan dan pembagian kerja

Komponen ini berisi penetapan unit kerja sehingga dihasilkan struktur organisasi yang jelas dengan volume dan beban kerja yang harus dilaksanakannya . Demikian juga jelas hubungannya satu dengan yang lain dalam rangka mencapai sasaran dan mewujudkan missi organisasi.

Pengembangan strategi

Komponen ini berisi tentang cara mencapai tujuan secara bertahap dan cara menilai/mengukur tingkat pencapaiannya, tidak saja secara kuantitatif, tetapi juga kecepatannya dalam arti tingkat ketepatannya dilihat dari segi waktu.

Penjabaran program

Komponen ini memuat tentang program setiap unit kerja atau departemen dan yang sejenis dan cara menilai / mengukur tingkat efektivitas pelaksanaannya.

Namun dengan adanya metode Forecasting SDM pihak manajemen dapat meneruskan analisis untuk masa mendatang atau dengan kata lain pihak manajemen dapat memperkirakan kondisi kedepannya dengan menggunakan metode Forecasting SDM, seprti dibawah ini :

Inkrementalisme (atau dekrementalisme)

merupakan metode perkiraan yang memproyeksikan perubahan-perubahan garis lurus dalam kebutuhan pegawai berdasarkan fluktuasi anggaran.

Collective opinion

teknik ini meliputi pengumpulan informasi dari berbagai sumber didalam dan diluar organisasi dan kemudian mencapai kesepakatan kelompok mengenai penafsiran data tersebut.

Categorical and Cluster forecasting

teknik kategori ini memperkirakan kebutuhan lebih lanjut untuk berbagai kelompok kedudukan dan teknik kluster ini memperkirakan kelompok-kelompok bersama kedudukan tersebut dengan syarat dan tuntutan akan ketrampilan umum. Ini sering dipakai dalam organisasi yang besar.

Modeling

metode ini menggunakan matematis dan komputer dimana para manager harus menggunakan teknik-teknik model untuk memperkirakan permintaan dan penawaran sumber daya manusia. Asumsi ini didasarkan pada keadaan ekonomi, perkembagan teknologi, sistem pendidikan, persaingan para majikan, sifat dasar pasar tenaga kerja, sistem kompensasi, jumlah lowongan dan praktek rekruitmen.

Dengan adanya keempat metode forecasting SDM tersebut sebagai tambahan dalam proses perencanaan, maka pihak manajemen akan lebih mudah dalam menentukan perencanaan dari berbagai kegiatan yang menyangkut SDM, mulai dari proses Perekrutan, Penjadwalan, Penentuan strategi, dll.

Sumber :